Política de tratamiento de datos personales

 

 

Política de tratamiento de datos personales
SAIMYR S.A.S

NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política de tratamiento de datos personales está elaborada conforme con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás disposiciones complementarias; y será aplicada por SAIMYR S.A.S respecto a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y otras actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

MARCO LEGAL Y GENERALIDADES

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 instaura las condiciones mínimas para realizar el tratamiento de datos personales de clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 18 de la ley antes mencionada obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a "adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos".

Para efectos de entendimiento de la presente política de tratamiento de datos personales y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones: a) Base de Datos: Conjunto organizado de datos que es objeto de tratamiento; b) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos. c) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; d) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; e) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. f) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales; g) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; h) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; i) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales; j) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular; k) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

El responsable del tratamiento y los demás encargados (empleados, contratistas, etc.) deben observar y seguir estas políticas en el cumplimiento de sus funciones. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad organizacional con los datos personales tratados.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

La información que dispone SAIMYR S.A.S para el responsable del tratamiento de la información personal es la siguiente:
Razón Social
SAIMYR S.A.S
NIT
811029572-1
Domicilio
Rionegro, Antioquia, Republica de Colombia
Dirección de correspondencia
Cl. 44 # 56 23 (Rionegro, Antioquia)
Correo electrónico
Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Teléfono
(+574) 444 65 60

TRATAMIENTO Y FINALIDAD AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS

SAIMYR S.A.S, en el desarrollo de su objeto social recopila, consulta, utiliza, almacena, archiva, circula y transmite datos personales, de forma responsable, segura y confidencial, dando protección a la información suministrada y bajo los parámetros legales, por lo que dará uso de esta información y datos personales, para los fines requeridos, tales como y sin limitarse a: a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales; b) proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios; c) informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; d) consultar y actualizar los datos personales del titular, con el fin de mantener actualizada dicha información para los fines inicialmente contemplados. e) enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información de interés y acerca de servicios demandados o no por el usuario; f) atención y gestión de los trámites presentados por los usuarios; g) suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, aliadas, o colaboradoras de SAIMYR S.A.S ubicadas en Colombia en el evento de dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados; h) cualquier otra finalidad de llegare a resultar en desarrollo de la relación entre SAIMYR S.A.S y el Titular.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la ley 1581 de 2012, SAIMYR S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SAIMYR S.A.S está regido por los siguientes principios para el tratamiento de información personal:
a) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de SAIMYR S.A.S, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por SAIMYR S.A.S, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Según la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTOS

Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir, en conformidad a la Ley 1581 de 2012, los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTOS

Según la Ley 1581 de 2012 los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos las leyendas "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

ÁREA RESPONSABLE PARA LA ATENCIÓN DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

SAIMYR S.A.S será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular de los datos personales en ejercicio de sus derechos contemplados en la presente política, a excepción del descrito en su literal d). Para tales efectos, el titular de los datos personales o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., además de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. podrá llamar a la línea telefónica de SAIMYR S.A.S, en Rionegro (Antioquia) al (4) 444 65 60, o radicarla en la dirección de correspondencia Cl. 44 # 56 23, Barrio la Florida de Rionegro (Antioquia).

PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del titular de los datos personales, la dirección, la descripción de los hechos que dan lugar al procedimiento, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas y complete su información. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

La presente política de tratamiento de la información personal entra en vigencia a partir del día 10 de febrero de 2014. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de nuestro sitio web saimyr.com.co.

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